De verplichte Coronavragenlijstjes die horecagelegenheden aan hun gasten moeten voorleggen, bezorgen veel ondernemers extra werk en een hoop administratieve rompslomp. IT-beheerbedrijf Mach-IT uit het Brabantse Dongen ontwierp daarom een slimme online tool waarmee de registratie vliegensvlug verloopt en er snel gereageerd kan worden bij een eventueel bron- en contactonderzoek.
Mach-IT ondernemers Michael en Matti Gulickx zagen in hun omgeving bevriende horecaondernemers worstelen met de verplichte gastenregistratie. “In te vullen vragenkaartjes die twee weken bewaard moeten blijven, pennen die ontsmet moeten worden, personeel dat telkens weer het hele riedeltje aan nieuwe Corona voorschriften moet uitleggen; het is niet niks wat die branche allemaal voor de kiezen krijgt. En als er dan ook nog een GGD-verzoek binnenkomt voor een bron- en contactonderzoek, dan ben je vaak veel tijd kwijt met het opzoeken en aanleveren van de juiste gegevens. Dat moet toch simpeler kunnen, dachten we.”
Minder werk, snellere doorloop
Met de Horeca Intake tool die Gulickx ontwikkelde kan het allemaal veel simpeler. Klanten scannen bij aankomst met hun smartphone de QR-code bij de ingang. Meteen verschijnt er een vragenlijstje op hun telefoon met gezondheidsvragen en de mogelijkheid naam, email en telefoonnummer achter te laten. Als de registratie is afgerond, wordt direct het resultaat van de gezondheidscheck zichtbaar: een groen schermpje met een duim omhoog heet de gast van harte welkom. Bij een rood schermpje mag hij/zij volgens de RIVM richtlijnen niet naar binnen. Horecapersoneel ziet in één oogopslag welke klanten ze een tafeltje kunnen toewijzen en hoeven zelf niets meer te vragen of uit te leggen. Voor klanten zonder smartphone kan een personeelslid de QR code scannen en de gegevens invullen.
Gegevens veilig en afgeschermd opgeborgen
De uitslag van de gezondheidscheck (groen of rood) wordt niet opgeslagen maar alleen de ingevulde persoonsgegevens. Deze zijn afgeschermd en alleen voor geautoriseerd personeel zichtbaar. Na 14 dagen worden alle gegevens uit de database verwijderd. Komt er in de tussentijd een verzoek van de GGD, dan kan met een zoekfunctie snel worden achterhaald wie er op een bepaalde dag en tijdstip aanwezig waren.
De Horeca Intake tool kan tot 5000 gasten per dag registreren en is voor slechts € 30 euro per half jaar aan te schaffen. Dit is inclusief hulp bij het inrichten van de online tool. Voor de registratie van 15 of minder gasten is Horeca Intake geheel gratis.